Postergar mis tareas claves me está matando. Las 5 reglas de oro para hacer lo que tienes que hacer

Sep 12, 2017

Estamos acostumbrados a que nos digan “haz que las cosas sucedan”. Pero una reformulación de esta frase se hace muy necesario, “haz que las cosas correctas sucedan”. Y cuando digo correctas me refiero a las actividades que realmente debemos ejecutar para avanzar en nuestros proyectos.

Estamos acostumbrados a hacer muchas actividades en forma desordenada, sin ningún propósito claro. Nos dejamos llevar por la marea de lo que otros hacen o lo que es fácil y de placer rápido.

El gran problema aparece cuando vemos cifras serias que muestran que el 80% de los profesionales en sus empresas y emprendimientos tienden a postergar sistemáticamente actividades importantes y urgentes por actividades más fáciles, agradables, irrelevantes y de rápido placer. El concepto detrás de esto es llamado procrastinación.

La procrastinación se caracteriza por personas que son conscientes que no están haciendo lo que debieran y generándoles preocupación y ansiedad.

Es muy importante entender que la procrastinación es un síntoma no una causa.

No todos los que procrastinan son procrastinadores. Cuando se llega a límites muy elevados se transforma en una enfermedad crónica. El 20% de los trabajadores de empresas tienen este mal, son procrastinadores crónicos.

La procrastinación afecta el estado de ánimo de las personas ya que ven cómo se pasa el tiempo y no ejecutan lo que realmente deben y quieren hacer. Muchos grados de deperesión son causados por la postergación sistemáticas de tareas claves. La procrastinación involucra un voluntario e irracional retraso aunque se sapa que tendrá resultados negativos. Al final no poder cerrar el gap entre la intención y la ación es muy estresante y demoledor.

¿Por qué eres procrastinador o procrastinadora?

– Porque eres demasiado perfeccionista, lo que te hace indecisa
– Porque tienes miedo a fallar y decepcionar
– Porque ves la tarea aburrida o poco placentera
– Porque estas abrumado por lo gigantesco y complicada de la tarea
– Porque no tienes suficiente auto disciplina y te distraes fácilmente con tareas sin mucho valor
– Porque fallas en la estimación de los tiempos de tus compromisos
– Porque tiendes a sumergirte en emociones rápidas
– Porque estás acostumbrado a realizar las actividades a último minuto y los resultados no son nada de malos
– Porque exageras con el multitasking y no te enfocas lo necesario
– Porque el celular y las redes sociales se han tomado tu vida y pasas horas dejando de hacer actividades que quieres y necesitas hacer.

Es muy relevante destacar que muchas investigaciones muestran que la procrastinación sistemática tiene componentes genéticas.

Los 5 Pasos para bajar considerablemente la procrastinación

1. Haz una lista con tus tareas claves
 
Procede a realizar una lista online o física de tus tareas para esta semana. Sino estás segura si incluir una actividad es mejor sumarla a la lista.

Sepáralas por sus diferentes objetivos o proyectos.

2. Pregúntate si son urgentes y/o importantes

Cada tarea o actividad que has definido tiene dos componentes, urgencia e importancia. Ahora procede a preguntarte si las tareas son importantes y/o urgentes.

Usa la Matriz de Eisenhower para entender bien para guiarte para definir la urgencia e importancia.

Matriz Eisenhower

Las tareas urgentes se definen por su acción inmediata: “¿Tengo que terminar esta tarea ahora ya?”.

Las tareas importantes contribuyen a tus objetivos de mediano y largo plazo y pueden ser urgentes, pero la mayoría de las veces no lo son: “¿Me ayuda esta tarea a alcanzar mis objetivos y resultados claves?”.

Las tareas importantes están íntimamente ligadas a los proyectos más relevantes como es reinnovar tu vida, ya sea para cambiar algunas aspectos o francamente hacer un pivot radical. Identifica muy bien cuáles son esas actividades.

Si te fijas en el gráfico verás que hay dos cuadrantes superiores:
Urgente e Importante (1): estás tareas debes ejecutarlas ¡ahora ya!
Importante pero no urgente (2): estás tareas debes decidir cuándo las harás
Las otros dos cuadrantes son:
Urgente pero no importante (3): aquí es donde muchos profesionales se equivocan usando mucho de su tiempo en completarlas. Busca delegarlas o automatizarlas.
No urgentes y no importantes (4): procede a eliminarlas. Aquí es donde los procrastinadores pasan horas haciendo y deshaciendo.

Muchas personas pasan su vida entre los cuadrantes 3 y 4. Y cuando analizan las metas cumplidas de su semana, su mes o su año se dan cuanta que no han realizado nada de lo que se propusieron al inicio del periodo. Esto provoca mucho stress, desanimo y muchas veces grados de depresión.

Es muy importante ser muy claro en las actividades que se incluyen y no caer en definiciones vagas.

3. Llena tu matriz de Eisenhower

Ahora toma cada una de las tareas y ponlas en la Matriz de Eisenhower para tener un mapa completo de la situación actual. Procede a reflexionar y a cambiar de posición las actividades que están mal ubicadas.

Es muy común colocar muchas actividades en el cuadrante 1 y 3, pero si analizas bien te darás cuenta que muchas de esas actividades no deben hacerse o deben delegarse o automatizarse.

Al procrastinar, lo que estamos haciendo es poner una actividad en el cuadrante 1, cuando en ese momento debería estar en el cuadrante 4. Por ejemplo usar mucho tiempo en redes sociales, conversar con los amigos o amigas en medio de tareas importantes o salir a fumar largos ratos entre muchas otras cosas.

Priorizar rigurosamente dentro de la matriz es clave. Cuando tengas una tarea muy grande redúcela en sub-tareas que sean abordables y alcanzables.

Es mucho mejor hacer menos cosas bien que muchas que te abrumen y te ampujen a procrastinar.
 
4. Monta tu Agenda

Una vez que haz ordenado, priorizando y decidido cuán importante y urgente es una actividad procede a ponerle las fechas de ejecución. Para esto montas en tu agenda las actividades según lo planificado. Es tu agenda anti-procrastinación.

5. Empuja la acción

Paso a resumir 10 acciones que investigaciones científicas muestran ser muy útiles para empujar la acción y ejecución de tus tareas planificadas.

5.1 Pon alarmas que te ayuden a gatillar la acción desde tu agenda.

5.2 Pon mucha atención en los gatilladores que hacen que ejecutes actividades donde procrastinas. Intenta evitarlos o haz lo contrario que hacías antes cuando se gatillaban.

5.3 Si la tarea es urgente/importante hazla ahora, en los próximos 3 minutos, ya que muchas de ellas son de rápido procesamiento.

5.4 Una forma muy útil de ejecutar es decirle a alguien “mañana a las 4 p.m. tendré lista esta tarea X. Puede ser tu jefa, o un compañero o tu amigo. Ponte tu misma la soga al cuello. Puedes hacerlo via email o en persona.

5.5 Piensa en otras veces en que has procrastinado y cómo te has sentido. Piensa que no quieres sentirte igual una vez más. Evita el dolor otra vez.

5.6 Prepara un ambiente que te permita la acción. Por ejemplo pega posi-its en tu computador diciendo “hoy venceré haciendo la actividad Y”.

5.7 En la noche una hora antes que te duermas revisa la agenda de ese mismo día y felicítate a viva voz por haber cumplido lo planificado, “¡bravooooooo, soy una increibleeeeeeeee!”. Aplaude tus éxitos.

5.8 Revisa las tareas urgentes/importantes e importantes/no-urgentes que tienes cada mañana a primera hora y dí “hoy será un gran día porque haré lo que tengo que hacer: A, B y C”.

5.9 Cuando estés haciendo una tarea aleja tu celular de manera de enfocarte y no ser tentado y atrapado por algo que te sacará de tu trabajo y probablemente te lleve a procrastinar.

5.10 No te olvides que la acción transforma tus pensamientos. Mientras menos procrastines comenzarás a pensar que no eres procrastinador, lo que genera un círculo virtuoso que sana.

Por supuesto debes ser flexible a la hora de imprevistos pero nunca perder de vista tus urgentes/importantes y tus importantes/no-urgentes.